探偵業を始めるときは、届出や契約書類に加えて、調査で得た写真・動画・報告書をどう管理するか、従業者に何を教えるかを決めておく必要があります。資料を保管するだけでなく、閲覧、持出し、依頼者への報告、廃棄までを一続きの業務として整えましょう。
基本は、秘密を守ること、資料の不正・不当な利用を防ぐこと、従業者に必要な教育をすることです。秘密保持の誓約書を取るだけでは、資料管理や教育の代わりにはなりません。
この記事は、探偵業者の開業準備と日常管理に向けた制度解説です。法令上の義務と、実務で用いる運用例を分けて説明します。確認日：2026年11月7日。個別案件の情報取得・提供や漏えい対応は、具体的な事情を基に関係機関や弁護士へ確認してください。
探偵業法の秘密保持・資料管理・教育は別の義務です
探偵業法第10条第1項は、業務に従事する者に対し、正当な理由なく業務上知った人の秘密を漏らすことを禁じています。業務を離れた後も同じです。同条第2項は、作成・取得した資料の不正または不当な利用を防ぐため、探偵業者に必要な措置を求めています。第11条は、従業者への必要な教育を定めています。
「退職したので話してよい」「契約が終わったので写真を自由に使える」という扱いにはできません。依頼者の情報だけでなく、調査対象者などの秘密も扱う仕事だと認識することが出発点です。
現場担当者だけでなく、事務担当者や家族の手伝いも確認
警察庁の解釈運用基準（第10・第11、PDF）では、秘密保持の対象となる業務に、探偵業務のほか庶務・経理なども含むとされています。個人事業主自身、業務に従事する役員、業務の一部を手伝う家族、一定の派遣社員なども対象になります。
教育の対象となる従業者も、雇用契約の有無だけで決まるものではありません。受付や資料整理を手伝う人に、依頼内容をどこまで見せるか、誰へ報告するか、外で話さないことなどを具体的に伝えます。
管理する資料は、完成した報告書だけではありません
調査資料には、紙のメモや報告書だけでなく、写真、動画、音声、電子ファイルなども含まれます。実務では、業務用パソコンだけを点検して終わらず、撮影端末、記録媒体、共有フォルダ、メール添付、バックアップなど、複製が残る場所も洗い出すと管理漏れを防げます。
- 取得・作成：どの案件の何の資料か、誰が管理するかを整理する。
- 保管・閲覧：保管先と閲覧できる人を決め、不要な共有を避ける。
- 持出し・複写：承認が必要な場面と、利用後の返却・削除を決める。
- 報告・交付：渡す相手、方法、資料の範囲を確認する。
- 終了・廃棄：残す理由と期間、処分方法、複製の扱いを確認する。
上記は運用を組み立てるための整理例です。すべての探偵業者に同じ製品や同じ社内様式を義務付けるものではありません。
鍵とアクセス制限を、社内ルールと組み合わせる
警察庁の解釈運用基準は、保管方法、取扱者の範囲、持出し・複写の手続、廃棄方法、情報セキュリティなどで適正に管理する必要があるとしています。その実効性を担保するため、規程の整備や、施錠できる保管庫・安全対策を施したパソコンなどの物的措置も必要です。
例えば、担当外の案件まで全員が閲覧できる共有フォルダを見直す、端末を私用と混在させない、業務アカウントを共有しない、退職時に端末返却と権限停止を確認する、といった運用が考えられます。導入した対策が現場で使われているかも定期的に確認しましょう。
資料を送るときは、宛先と添付内容を確認し、共有リンクを使う場合も閲覧対象や有効期間を必要な範囲に絞ります。氏名を伏せた事例でも、地域・職業・写真・経緯の組合せで本人が分かる場合があるため、実案件をSNSや広告に転用することは安易に行わないでください。
資料の保存期間は「一律に何年」と決めつけない
探偵業法第10条の資料管理義務を、「調査写真をすべて一律に何年間保存する義務」と読み替えることはできません。一方、従業者名簿など、別の規定で備付け・保存が求められる書類まで、調査終了と同時に消してよいわけでもありません。
契約前に説明する事項には、調査資料の処分も含まれます。処分の有無、時期、方法を契約時の説明と実際の管理で一致させてください。詳しくは探偵業の契約書類と書面交付をご覧ください。
個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、利用する必要がなくなった個人データを遅滞なく消去するよう努めることを示しています。資料ごとに、利用目的、契約、他の法令による保存義務、紛争への対応などの合理的な必要性を確認し、保管理由がなくなったものを漫然と残さない運用にします。
削除する際は、紙の原本だけでなく、端末内の複製、メール、共有先、バックアップの扱いも確認します。現に紛争や事故が起きている場合は、証拠を失わないよう、必要な保存とアクセス制限を専門家と相談して判断してください。
探偵業だから個人情報保護法が免除されるわけではありません
探偵業法上の秘密保持義務と、個人情報保護法の利用目的・取得・提供・安全管理などのルールは、分けて確認する必要があります。警察庁の解釈運用基準も、秘密保持義務があることを理由に、探偵業者一般について利用目的の通知・公表が免除されるわけではないと説明しています。
依頼者との契約や誓約書があることだけで、調査対象者の個人情報の取得・提供がすべて適法になるわけではありません。要配慮個人情報の取得、個人データの第三者提供、本人からの請求などは、適用される規定と例外の要件を具体的に確認します。
個人情報保護法上の安全管理、従業者の監督、委託先の監督も確認が必要です。外部に資料処理などを任せる場合は、業務内容、取扱範囲、再委託、返却・削除、事故時の連絡を整理します。探偵業務そのものの委託には、別途、探偵業法第9条第2項による委託先の制限があります。
従業者教育は、法律と実際の仕事を結び付けます
探偵業法第11条の教育は、調査技術だけの研修ではありません。警察庁の解釈運用基準は、関係法令、適正な探偵業務の方法、資料・情報の適正な取扱いなどを対象とし、教育計画書と教育実施記録簿を作成するよう指導することを示しています。
警備業の教育時間を、そのまま探偵業の全国一律の法定時間として転用しないでください。業務内容、担当者の経験、扱う情報やリスクに応じて計画を作り、管轄警察署の案内も確認します。
- 採用・配置時：秘密保持、受けてはいけない依頼、資料の保管・送信方法を説明する。
- 業務変更時：新しい端末や外部サービス、委託先、担当業務に応じて手順を確認する。
- 継続的な見直し：法改正やヒヤリとした事例を取り上げ、実際に判断できるか確認する。
- 実施記録：日付、対象者、担当者、内容、教材、実施時間、確認結果などを残す。
これらは教育計画・記録を具体化するための例で、全国共通の法定記載項目を示すものではありません。記録だけ整えるのではなく、「誤送信に気付いたら誰へ連絡するか」「違法利用の疑いを知ったらどう止めるか」を担当者が答えられる状態を目指しましょう。
受任時や調査中の判断については、探偵業で受けてはいけない依頼と調査方法も合わせて確認してください。
漏えい・紛失が疑われたら、調査完了を待たずに対応
誤送信、端末の紛失、不正アクセスなどに気付いた場合は、担当者だけで処理せず責任者へ直ちに連絡し、拡大防止、事実確認、証拠の保全、影響範囲の把握を進めます。個人データの内容や件数、発生原因などにより、個人情報保護委員会への報告と本人への通知が必要になる場合があります。
個人情報保護委員会の漏えい等への対応案内に基づき、報告対象に当たるかを早期に確認します。報告対象の場合、速報は知った後速やかに行う必要があり、目安は概ね3～5日以内です。確報は、報告対象事態を知った日から原則30日以内、不正な目的で行われたおそれがある事態では60日以内です。全容が分かるまで何もせず待ってよいという意味ではありません。
本人への通知も、状況に応じて速やかに行う必要があります。調査対象者の安全や秘密にも配慮が必要な案件では、通知の内容・方法や法定の代替措置の可否を、個別事情に即して専門家・関係機関へ確認してください。「秘密の調査だから」と事業者だけで報告・通知を不要と決めないことが大切です。
開業前に、資料管理と教育の運用まで整えましょう
届出の準備全体は探偵業届出の総合ガイドで整理しています。神戸・兵庫での開業準備や届出のご相談は、営業所の地域、個人・法人の別、開業予定時期、現在の準備状況をお知らせください。
最初のお問い合わせでは、実際の調査報告書、対象者の住所・写真などは送らず、相談に必要な資料と安全な送付方法を確認してから進めてください。具体的な漏えい事故、損害賠償、契約紛争への対応は、行政手続の相談とは分けて弁護士等へ相談することも検討します。
